Nel mese di ottobre sono stati pubblicati aggiornamenti rilevanti alla scheda informativa riguardante l’immodificabilità del registro cronologico digitale, recependo le risposte fornite dalla Direzione Economia Circolare e Bonifiche del Ministero dell’Ambiente e della Sicurezza Energetica ai quesiti posti da un’associazione di settore, rappresentante di aziende sviluppatrici di software gestionale. Le integrazioni includono esempi di soluzioni tecniche per garantire l’immodificabilità del registro in qualità di documento informatico e indicazioni sulle modalità di firma del file XML del registro digitale.
Contesto e normativa sull’immodificabilità dei registri
L’immodificabilità del registro cronologico digitale è disciplinata da linee guida che riguardano la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. In questo contesto, è essenziale distinguere tra annotazioni cronologiche, che devono essere registrate nei tempi stabiliti dall’art. 190 del D.lgs. 152/2006, e il registro come documento informatico. Secondo il DM 59/2023, il registro cronologico è un “documento informatico” e deve rispettare le linee guida stabilite dall’AgID. L’immodificabilità si riferisce in particolare al registro cronologico prodotto con sistemi meccanografici e concretizzato nel file XML secondo il modello XSD fornito dal portale RENTRI. Il file XML, generato dai servizi di supporto o dai software gestionali, rappresenta il registro che l’azienda deve esibire secondo l’art. 7 del Decreto Legge 10 giugno 1994 n. 357.
Struttura e firme digitali per l’immodificabilità
Il file XML del registro è strutturato per garantire nativamente l’immodificabilità grazie alla firma elettronica che chiude ogni ciclo di esportazione, sigillando i dati esportati. Si raccomanda che la firma finale sia riconducibile al responsabile del registro o sia una firma qualificata, benché possa trattarsi di una firma tecnica. Qualora si utilizzi una firma tecnica, si può ricorrere a un certificato digitale di tipo sigillo elettronico fornito dal RENTRI. Le aziende possono produrre il registro digitale XML con frequenza adeguata alla propria organizzazione e secondo le disposizioni normative, decidendo la periodicità più adatta.
Tempistiche e modalità operative
Tra le principali modalità per l’immodificabilità, si identificano:
- Ipotesi a): nei termini stabiliti per la conservazione delle scritture contabili;
- Ipotesi b): in contemporanea con la trasmissione dei dati al RENTRI;
- Ipotesi c): con cadenza definita dall’operatore stesso, ma entro i limiti normativi.
In ogni caso, il registro deve essere prodotto a fronte di eventuali ispezioni, e per l’opponibilità a terzi è richiesta la firma digitale e l’apposizione della marca temporale del responsabile alla conservazione almeno una volta all’anno. Prima del trasferimento nel sistema di conservazione, l’azienda può decidere di firmare digitalmente il file, purché con firma qualificata.
Garanzia di immodificabilità e norme AgID
Le Linee Guida dell’AgID specificano che per garantire l’immodificabilità di un documento informatico è possibile procedere attraverso:
- firma elettronica qualificata, firma digitale o sigillo elettronico;
- registrazione nei log di sistema delle operazioni di creazione e conservazione del documento;
- produzione di un’estrazione statica del documento e successivo trasferimento nel sistema di conservazione.
Le operazioni di esportazione, il log delle attività e le firme tecniche con sigillo elettronico, adottate dal RENTRI, contribuiscono alla sicurezza e trasparenza delle operazioni. In questo modo, le aziende possono mantenere una gestione digitale rigorosa e conforme del registro cronologico, assicurando al tempo stesso l’integrità e l’immodificabilità del documento.
